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高职院校档案管理信息化建设探讨
随着信息技术不断创新并广泛应用于社会的各个领域,信息化已成为全球经济社会发展的显著特征,信息化的触角亦延伸到高等职业院校档案事业,引发了档案工作的深层变革,档案管理模式已由过去注重利用纸质文件为特征的传统服务模式向网络数字化服务模式转变。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;实现档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化;实现档案信息高度共享,就必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库,实现教育资源共享,为高等职业院校教育事业发展提供基础服务保障。
    二、高职院校档案信息化建设势在必行
信息化社会的今天,档案信息化正在被人们充分开发利用,信息技术以其惊人的发展速度渗透到社会各个领域,其高效、便利与快捷的优势人人可知,档案管理现代化、网络化、信息化已迫在眉睫,势在必行。
档案信息化建设是档案事业发展的需要,随着电子高新技术的迅猛发展,电子文件在现代化办公环境下异军突起,以其高效、快捷、方便等优势日渐凸起,并为职业院校的科学决策和管理提供了充分依据,有效地推进职业院校各项工作的开展。档案信息资源的共享,电子档案的应运而生,使档案管理模式发生了根本性的变化,利用计算机进行信息处理具有容量大、速度快、应用广泛、传输简便等特点,能及时、准确、系统地提供档案信息。特别是随着计算机档案管理软件的开发,档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统中被广泛应用,现代技术管理档案的诸多优势是传统档案管理所无法替代的,优胜劣汰,档案信息化建设则是必然的选择。 
    三、高职院校档案信息化建设的重要性
档案是记载个人经历和职业院校发展的重要依据。在各种信息资源中,档案以其独具的魅力与人类社会各种活动发生着关系。它所记载信息的原始性、真实性、特殊性占据着不可替代的独特地位。随着信息化脚步的加快,办公自动化、无纸化等信息技术的不断革新和应用,档案的生成方式发生了很大变化,诸如文件的起草、签发、督办、归档等工作过程都在计算机和通讯线路中进行,当然这些档案信息必须来自不同的机读形式,综合系统地提供有价值的档案信息,必须还要有一个“去粗取精,去伪存真”的重要过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性,使用户获得更加完善的服务。所谓档案信息电子化,就是以档案资料为主要物质对象用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,从而使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们利用,充分发挥了计算机的潜能,提高了利用率。另一方面档案信息电子化,可一次投入多项产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。
    四、高职院校档案信息化建设面临的问题 
    由于高职院校绝大多数都是由过去的中等专业学校升格而成,大多数高职院校档案室规模小,起步晚,投入少,技术设备落后,总体的信息资源建设状况尚存在以下问题: 
   (一)多数高职院校领导对于档案信息化建设的重要性、紧迫性缺乏认识。档案管理工作停留在建档、归档上,没把档案信息作为一种资源来认识和利用,导致其不能发挥应有的作用。再加上有关部门参与意识薄弱,在档案资料的收集、利用等方面未能得到应有的理解和支持,更提不上对档案信息化建设进行全面、深入的思考和研究。 
   (二)开发和利用的方式和手段落后。当前,许多高职院校已对本室档案实行计算机管理,初步实现了电子文件统一归档,但都未进行档案系统化处理,而且缺乏统一的标准化的管理软件和完善的管理制度,造成了这些宝贵资源的流失,保密、保真技术尚未成熟,档案信息不能联网,提供档案利用的方式大部分还以手工操作为主,不能实现档案目录网络管理与档案信息网络化管理共享信息资源的要求。如果档案积累的时间比较长,将产生大量的文件和数据,这给档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。  
   (三)高职院校中普遍存在专职档案人员少的问题。档案日常管理工作繁琐,一个人要身兼数职,工作无法细分。针对档案管理人员的学习培训偏少,造成档案工作人员专业结构不合理,档案队伍业务素质普遍偏低,这都意味着档案事业的发展不适应信息社会发展的需求。 
     五、高职院校档案管理信息化建设的应对措施
   (一)现代社会是个信息化、服务化社会,任何事物的发生和发展都已离不开信息化和服务化这个前提,档案管理人员必须更新观念,提高对档案信息化建设的认识,改进管理模式,自觉学习新的技术知识,提高业务素养和技术技能,提高创新意识,从业人员能力的提高要与时代同步。
(二)校领导是学校各项重大事情的决策者,对学校各项工作都起着决定性的影响,因此,高职院校档案管理工作的信息化建设首先要有学校领导的理解和大力支持。领导应首先重视档案信息化人才队伍建设,配备档案信息化专门技术研发方面的专业人才负责档案信息化管理的设计、建设,给档案信息化提供有力的支持。其次,应立足现有人员的培养,培养从业人员的现代信息意识、信息管理能力,造就一支具备新时代信息素质,能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型人才队伍。
 (三)合理有效的投入是高职院校档案信息化建设的切实保障。档案信息化建设需要必要的资金,网络化档案管理信息系统涉及到服务管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容,还需购买软件等其他必须的服务设备。所以高职院校要尽力满足档案信息化建设的所需经费,给档案信息化建设提供充足的资金保障。
档案信息化管理是高职院校发展和建设不可或缺的一部分,也是高职院校工作的重要组成部分。从高职院校的制度完善、教学科研和可持续性发展的角度来看,学校管理制度是否完善、科学,领导的治校理念是否全面、均衡,档案信息化管理都充分发挥着它不可替代的作用。


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